Il fut un temps où la préparation opérationnelle n’était qu’une case de plus à cocher sur la liste des choses à faire lors de l’ouverture d’une nouvelle usine. Aujourd’hui, nous savons que le lancement d’une nouvelle exploitation exige beaucoup plus qu’un jour de formation et qu’un nouvel ensemble de procédures. Même les entreprises bien établies et expérimentées sous-estiment souvent l’attention qu’exige la préparation opérationnelle et la gravité des problèmes qui découlent d’une préparation inadéquate.
La nécessité d’une bonne préparation opérationnelle et les effets de la négligence sont manifestes pour tous les grands projets qui n’obtiennent pas les résultats escomptés. Parfois, après la hausse graduelle de la production, l’équipe quitte le projet et l’usine ferme. Pourquoi? Parce que les membres de l’équipe ont emporté leurs connaissances avec eux lorsqu’ils sont partis. Il n’y avait pas de plan efficace pour assurer le transfert des responsabilités à l’équipe d’exploitation. On estime que les projets d’envergure peuvent perdre de 20 à 40 pour cent de leur valeur nette actualisée en raison d’une mauvaise gestion de la mise en service (démarrage, accélération graduelle de la production et préparation opérationnelle).
Chaque processus, exploitation et entreprise est différent. Pourtant, après des décennies d’aide aux entreprises pour la refonte et le lancement de leurs activités, nous avons trouvé certains points communs à la plupart des cas. Voici quelques étapes qui peuvent aider les actifs à atteindre leur valeur nominale plus rapidement et de façon plus constante.
Veillez à ce que l’équipe du propriétaire soit mobilisée tôt et de façon rigoureuse. En général, il faut de 12 à 24 mois pour préparer une usine et son personnel. Il est important de mobiliser les responsables de l’exploitation qui sont chargés d’assurer le fonctionnement de l’établissement, soit le chef de la direction, le chef de l’exploitation et le directeur général de l’exploitation, et de le faire rapidement.
Donnez aux spécialistes de la préparation opérationnelle tout le temps dont ils ont besoin. Souvent, les travaux réalisés pour préparer les installations ne répondent pas tout à fait aux besoins de l’exploitant. Il est donc important que ces spécialistes interviennent dès que possible. Leur expérience leur permet d’évaluer le niveau de préparation nécessaire pour le projet en fonction de l’emplacement et de la progression des travaux. Ils évalueront la situation actuelle, les risques et les défis à relever, ainsi que les solutions adoptées.
La conception doit être axée sur les besoins. Si la préparation opérationnelle est effectuée trop tard, il peut être difficile d’obtenir une conception qui répond aux besoins des groupes d’utilisateurs. Cela peut augmenter les coûts des travaux d’ingénierie et le temps nécessaire. Il est beaucoup plus coûteux de faire appel aux intervenants appropriés tard dans le processus, alors n’attendez pas. Le personnel d’exploitation responsable des travaux non liés aux processus doit aussi intervenir. Réglez les questions fondamentales : Où se trouvera le personnel? Y a-t-il des salles de formation? Quels sont les outils, l’équipement et les permis nécessaires?
La méthodologie opérationnelle doit se fondre dans la conception. Les opérations réussies sont nées dans le processus de construction. Idéalement, le plan de mise en service et la stratégie d’exploitation sont intégrés à la séquence de conception et de construction pour optimiser l’échéancier du projet et minimiser les risques de devoir modifier la conception.
Mobilisez à la fois le personnel du projet et celui de l’exploitation. Nos gestionnaires de projet sont d’anciens employés de l’exploitation et de l’entretien qui travaillent maintenant dans le cadre d’un projet. Ils ont mis en service et fermé toutes sortes d’usines et d’installations et ont de l’expérience en matière d’exploitation. Assurez-vous de faire participer des experts comme ceux-là, qui comprennent ce que vous voulez, qui sont en mesure de l’appliquer au projet et qui sauront concrétiser votre vision.
Normalisez. Tout le monde doit suivre les mêmes normes, car la préparation opérationnelle devient rapidement un projet en elle-même. Elle assure une exploitation ordonnée et favorise la qualité, l’uniformité et la gestion des risques en permettant à toutes les équipes de s’habituer à travailler avec de nouveaux systèmes et de nouvelles routines.
Comprenez le rôle que joue la culture. La culture peut déterminer la réussite ou l’échec d’un programme. Lorsqu’ils sont bien gérés et qu’ils portent une attention particulière à la gestion du changement, les projets peuvent facilement être transformés en activités d’exploitation. Les spécialistes de la préparation opérationnelle fournissent une structure et des conseils afin de permettre à l’équipe de gérer elle-même le processus.
Gérez les attentes. Souvent, l’équipe de projet et les responsables de l’exploitation saisissent mal les attentes du client. Trouvez les méthodes de transfert des connaissances les plus efficaces. La plupart des services fournis dans le cadre des projets, comme la planification, la conception et l’ingénierie, dépendent de la planification opérationnelle. Les responsables de l’organisation des projets ne comprennent pas toujours la planification opérationnelle ni les situations où elle est requise, alors il est important de les informer.
Demeurez réaliste. Vous estimerez mieux l’effort requis pour la préparation opérationnelle si vous vous concentrez sur les livrables et établissez des liens avec les objectifs, les actions et les résultats. Utilisez une approche et un système de gestion qui créent de l’ouverture et de la transparence pour aborder les problèmes et les défis.
Optimisez les ressources et le développement des capacités. Pour optimiser les arguments en faveur de l’augmentation graduelle des effectifs, créez un plan détaillé des ressources qui comprend un plan de déploiement de la formation axé sur les compétences de démarrage et les connaissances essentielles. Savoir quand le personnel doit intervenir favorisera la bonne intégration des nouveaux employés. Disposer d’un personnel bien formé et préparé est l’un des meilleurs moyens de faciliter la transition et de contrôler les dépenses d’exploitation.
Tenir compte des nouvelles installations ou des projets d’amélioration. Chaque type de projet présente ses propres difficultés, tout en ayant des points communs avec les autres. Dans le cadre de projets d’amélioration, il s’agit d’intégrer les normes utilisées par les exploitations existantes et de les harmoniser avec les spécifications et les attentes de l’équipe. Dans le cas des nouvelles installations, ce sont l’établissement de normes et l’harmonisation de la préparation opérationnelle avec la nouvelle vision qui exigent des efforts.
L’expérience est un excellent enseignant. Nous avons appris à mettre en place des mesures d’atténuation préventives, à prévoir la nécessité de résoudre les problèmes que nous avons résolus dans le cadre d’autres projets semblables. Cette approche permet d’acquérir ces connaissances à l’interne. Dans l’analyse finale, il faut fournir à nos clients le cadre et les outils dont ils ont besoin pour travailler efficacement et réussir par eux-mêmes.
